Er wordt vaak gezegd dat koffie mensen verbindt, zorgt voor goede gesprekken of een momentje rust. Maar als een aanbesteding wordt gestart in een organisatie dan is toch het voornaamste doel een goede smaakvolle koffie die door veel medewerkers wordt gewaardeerd.
De SED organisatie is sinds 2015 een ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Er werken ongeveer 525 medewerkers, verdeeld over drie gemeentehuizen en buitenlocaties. De SED organisatie staat voor een sterke efficiënte samenwerking die dienstverlening aanbiedt aan besturen, inwoners en bedrijven en partners. Betrokken en duurzaam zijn woorden die deze visie ondersteunen.
Duurzaamheid en betrokken
“Bij de koffie aanbesteding begin 2025 lag de nadruk op duurzaamheid. Deze tijd is het ondenkbaar om dat niet als aandachtspunt mee te nemen.”, aldus Kelly Hageman, facilitair contractmanager bij de SED organisatie. “Dit vraagt trouwens wel iets van de betrokken medewerkers die de inschrijvingen bij de aanbesteding beoordelen, aangezien er diverse keurmerken en duurzaamheidaspecten zijn. Wij hebben ons vooral gefocust op de hele keten en de waarde van duurzaamheid voor een organisatie; is het een moetje of wordt het echt als een missie gevoeld om het verschil te maken. Van Duijnen Koffie had hierop een goede score behaald.”
Margo Nijhof-Boersen en Kelly Hageman van de SED organisatie genieten van een kopje Van Duijnen koffie.
Sinds de corona-periode werken medewerkers meer thuis. Daardoor heeft koffie in de SED organisatie een andere waarde gekregen. “Medewerkers die thuis werken hebben hun eigen koffiezetapparaat of verse thee. Als ze naar kantoor komen, dan verwachten ze ook smaakvolle koffie en thee.”, aldus Margo Nijhof-Boersen, facilitair beleidsmedewerker. “Ook in het kader van verbinding en betrokkenheid, wil je juist dat medewerkers weer naar kantoor komen. Een goede werkplek, voldoende voorzieningen én lekker koffie horen daar dus bij.”
Smaaktest
Een smaaktest mag niet ontbreken bij een goede aanbesteding. “Dit is het leukste onderdeel, proeven. En tegelijkertijd moet er niet te makkelijk over worden gedacht. De vragen moeten kort en bondig zijn, want het doel is om zoveel mogelijk respons te halen. Het zijn altijd leuke dagen, omdat de waarde van koffie dan heel zichtbaar is. Medewerkers praten over koffie, zoeken elkaar op bij de koffiemachines en wisselen meningen uit.” aldus Kelly Hageman. “Ik word er dan blij van als de smaaktest goed wordt beoordeeld, want dat betekent dat de aanbesteding en keuze klopt.”
Nieuwe machines
Het plaatsen van nieuwe machines verliep vlekkeloos. Het werd zo gepland, dat geen locatie zonder koffie zat. In eerste instantie was het de bedoeling om leuke spreuken op de schermen van de nieuwe apparaten te plaatsen. “We wilden grappige spreuken, maar we kwamen erachter dat niet iedereen dit kon waarderen. Dus uiteindelijk hebben we neutrale afbeeldingen geplaatst. Het is niet de bedoeling om bij de koffiemachines discussie te krijgen maar juist de dag rustig te starten.”
Koffie en thee soorten
“Koffiedrinken staat voor veel dingen, maar moet vooral lekker smaken.”, zegt Margo. Maar dit geldt ook zeker voor thee. Tegenwoordig zijn er veel smaken en mogelijkheden om de thee aan te passen aan het seizoen. De samenwerking hierin met Van Duijnen bevalt goed. “We ervaren met Van Duijnen een goede samenwerking. Met voldoende kennis en ervaring zijn ze voor ons een goede koffieleverancier die proactief meedenkt over onze koffievoorziening. Ik hoop dat dit gedurende de looptijd van het contract zo blijft en daar hebben we alle vertrouwen in!”, aldus Kelly.
