Als hoofd receptioniste is Farzana Soebedar bij Xindao in Rijswijk mede verantwoordelijk voor de dagelijkse koffievoorziening. Samen met haar collega Jacqueline Kaufman houdt ze de voorraad van ingrediënten bij en zorgt ze ervoor dat de automaten op tijd worden gereinigd en gevuld. “Het werk begint hier elke ochtend met de geur van verse koffie. Heerlijk!”
“Tot een jaar geleden zaten we met z’n allen op de eerste etage. Iedereen moest in een smal keukentje koffie halen bij twee machines. Dat was op een gegeven moment niet meer te doen. Het bedrijf groeit nog steeds en het paste gewoon niet meer. Halverwege 2015 zijn we gaan uitbreiden naar de begane grond. Nu hebben we twee mooie grote pantry’s op de eerste etage en de begane grond, met in totaal drie koffieautomaten. Daar redden we het prima mee.” Aan het woord is Farzana, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse koffievoorziening van Xindao.
Xindao is een van oorsprong Nederlands bedrijf in geschenkartikelen, met het hoofdkantoor in Rijswijk. Daar werken inmiddels meer dan honderd enthousiaste mensen. Op deze locatie worden regelmatig klanten ontvangen en rondgeleid door de showroom. Er wordt dan ook veel waarde gehecht aan een goede koffievoorziening. Voor de medewerkers én de relaties van Xindao.
Farzana: “We voeren een breed assortiment artikelen, van paraplu’s, tassen en jassen tot pennen, notebooks en producten waarmee je kerstpakketten kunt samenstellen. Klanten hebben een enorme keuze en kunnen alles in grote aantallen bestellen en door ons laten bedrukken.”
Internationaal en lekker informeel
Het van oorsprong Nederlandse bedrijf heeft vestigingen over de hele wereld. Farzana vervolgt: “We zijn een grote speler in China en we hebben printfaciliteiten in Roemenië. Zo kunnen we de ontwikkelingen in de branche op de voet volgen. Als er klanten bij ons langskomen leiden we ze rond, luisteren we naar hun wensen en krijgen ze alle aandacht. Niet zo van: kijk maar rond en we zien het wel. Dat is niet hoe wij willen werken. De onderlinge sfeer op de werkvloer is ook goed, we zijn net één grote familie. Iedereen gaat hier lekker informeel met elkaar om.”
“Jacqueline en ik verzorgen het dagelijks onderhoud van de koffiemachines. We houden ze schoon, vullen de ingrediënten aan en zorgen dat iedereen op elk moment van de dag lekkere koffie en thee kan tappen. Bij ons is koffie in de ochtend heel belangrijk. Mensen komen binnen, ze ruiken de koffiegeur al, nemen een lekkere kop koffie en gaan aan het werk. Een goed begin van de dag. We werken niet met vaste koffiepauzes, iedereen pakt koffie of thee wanneer hij/zij wil, de hele dag door. Als we rond een uur of tien, half elf de bakken legen, dan zitten ze echt vol. In de middag doen we dit nog een keer, want ook na de lunch wordt er flink wat koffie getapt. Mijn favoriete koffie is thee. Met de heet water knop op de automaat kan ik prima uit de voeten.”
“Bij ons is koffie vooral in de ochtend belangrijk. Mensen komen binnen, ruiken de heerlijke geur van koffie, nemen een kop en gaan aan het werk.”
Prettig zaken doen
“Toen de nieuwe koffieautomaten geïnstalleerd werden, hebben we een uitgebreide instructie van de monteur van Van Duijnen Koffie gekregen. Dat werkt heel prettig, want als er eens een keer een storing is, dan kunnen we dat meestal gewoon zelf oplossen. De monteur komt wel langs voor het grote onderhoud. Het is altijd dezelfde man. Dat is prettig, want zo kun je een band opbouwen en weten we met wie we zaken doen. Dat geldt trouwens ook voor onze accountmanager. Zij is echt een van de leukste leveranciers die ik ooit ontmoet heb. Super enthousiast en energiek. We zijn zeer tevreden met Van Duijnen, het loopt gewoon allemaal goed. Door deze vaste aanspreekpunten kunnen we altijd bij hen terecht. Ze staan meteen voor ons klaar.”
De schuimige cappuccino is favoriet
Lekkere koffie en thee zijn belangrijk, maar het uiterlijk van een koffiemachine wil ook wat. “De uitstraling van de nieuwe koffieautomaten is echt supermooi en past helemaal bij ons bedrijf. We kunnen alles tappen: gewone koffie, espresso, cappuccino, heet water, chocolademelk, café au lait, iedereen heeft zo zijn voorkeur. Zelf ben ik een echte theeleut, maar bij veel collega’s valt de cappuccino echt heel erg in de smaak. Die is zo populair! Klanten vragen in eerste instantie meestal om normale koffie. Maar als ik zeg: ‘Wilt u misschien een cappuccino?’, dan zeggen de meeste ‘Ja graag!’. Dat is leuk om te zien, want ik weet hoe lekker die is! Verder zijn hier natuurlijk ook echte espressodrinkers. Die komen met deze geavanceerde koffiemachines ook goed aan hun trekken.
“De schuimige cappuccino is favoriet bij mijn collega’s. Dat is echt een topper!”
Verantwoord ondernemen
Farzana vertelt dat de ingrediënten altijd telefonisch bij Van Duijnen worden besteld, van koffie tot (fairtrade) suiker- en creamersticks. “We zijn nogal ‘bio’ en willen graag duurzaam ondernemen, dus letten we erop dat zoveel mogelijk producten duurzaam zijn. De filosofie en producten van Van Duijnen sluiten daar mooi op aan. Een voorbeeld van onze bijdrage aan het milieu is de afvalscheiding. Papier en karton zamelen we door het hele kantoor apart in.”
Op de vraag wat er zou gebeuren als er geen goede koffievoorziening in het bedrijf zou zijn is Farzana duidelijk. Lachend reageert ze: “We zouden er echt álles aan doen om toch koffie te kunnen aanbieden. Maar nogmaals, de keuze voor Van Duijnen bevalt zo goed, dat ik er eigenlijk niet van uit ga dat dit ooit gaat gebeuren!”
“De producten van Van Duijnen sluiten goed aan bij onze voorkeur voor ‘bio’ en milieubewust ondernemen.”
De service was doorslaggevend
Joy Puor is een collega van Farzana. Ze is HR manager bij Xindao en heeft zich vorig jaar bezig gehouden met de keuze van een koffieleverancier. Waarom heeft ze wederom gekozen voor Van Duijnen? “We hebben ons laten leiden door de kwaliteit van de koffie en de goede service. Van Duijnen heeft laten zien dat ze altijd voor ons klaar staan. Ze leveren niet alleen prima producten, ze adviseren ook goed, ze zoeken samen met ons naar de beste mogelijkheden. En ook niet onbelangrijk, ze zijn altijd goed bereikbaar.”
Ze vervolgt: “Toen ik hier kwam werken, hadden we al een contract lopen met Van Duijnen Koffie. We hebben het contract verlengd en nieuwe koffieautomaten laten installeren. Dat was gebaseerd op onze goede ervaringen met Van Duijnen. De smaak van de koffie is natuurlijk heel belangrijk. Maar daarnaast onderscheidt Van Duijnen zich door de goede service. Het loopt altijd heel vlot. Met de nieuwe machines zijn er bijna geen storingen. Maar ook daarvoor werd alles eigenlijk altijd heel soepel opgelost. Ze zijn betrouwbaar en ze denken mee over oplossingen. Dat vinden wij belangrijk.”
“Van Duijnen is betrouwbaar en denkt altijd mee in oplossingen. Het loopt altijd heel vlot. Dat vinden wij belangrijk.”
Nieuwe richtingen
Tot slot zijn we benieuwd wat de naam van het bedrijf betekent. Het blijkt veel betekenissen in het Chinees te hebben. Voor Xindao sluit de betekenis ‘nieuwe richting’ goed aan bij de filosofie van het bedrijf: door nieuwe ideeën en richtingen te vinden wordt gebouwd aan een langdurige relatie met leveranciers en klanten.
Een mooie filosofie, waar wij ons bij Van Duijnen wel in herkennen. Want koffie leveren, dat kunnen veel bedrijven. Maar een échte partner-in-business zijn en je zodanig verdiepen in de klant dat je richting kunt geven aan alle wensen en behoeften, dat is iets wat in je zit of niet. Xindao doet dit voor haar klanten, elke dag weer. En Van Duijnen doet dit al jaren voor Xindao, nog altijd met veel plezier.
Wil je ook weten wat wij anders (en beter) zouden doen in de koffievoorziening van jouw bedrijf? Stuur even een mailtje naar klantenservice@vanduijnen.nl
